İç kontrol kurumların hedeflerine ulaşması ve misyonlarını
gerçekleştirmesi; bu yolda ilerlerken önlerine çıkabilecek belirsizliklerin en
aza indirilmesi amacıyla uygulanan süreçtir. İç kontrol, kurumların sürekli
değişen çevre koşulları, hizmet alanların talepleri ve öncelikleri ile
gelecekte ortaya çıkabilecek tehdit unsuru olan veya fırsatlar yaratabilecek
risklerle başa çıkabilmeleri için yönetimi güçlendirir. Diğer
bir ifadeyle iç kontrol, kurumun, yönetimi ve personeli tarafından hayata
geçirilen, belirlenmiş hedeflere ulaşmasında ve misyonunu gerçekleştirmesinde
makul bir güvence sağlamak üzere tasarlanmış ve kurumun genelini etkileyen
bütünleşmiş bir süreçtir.
İç kontrol tanımında önemli olan bazı
unsurlar şunlardır:
·
İç kontrol bir
süreçtir. Bunun anlamı iç kontrolün ulaşılmaya çalışılan bir amaç olmadığıdır.
İç kontrolün süreç olması, aynı zamanda bir sonuç olmadığı anlamına da gelir.
Bu süreç sonuca ulaşmak için kullanılan bir araçtır.
·
İç kontrol insanlardan
etkilenir. Bu süreç sadece politika kuralları, el kitapları ve talimat
metinleri değildir. Kurumun her seviyesinde yer alan insanlar iç kontrolün bir
parçasıdır ve uygulanmasından sorumludur.
·
İç kontrol kurumun
hedeflerine ulaşılmasında üst yönetime ve idarecilere sadece makul bir güvence
sağlar. Kurum, hedefine doğru ilerlerken iç ve dış etkenlere maruz kalır.
Kurumun bir parçası olan çalışanlar iç etkenlere örnek olarak gösterilebilir.
Kişilerin karakter özellikleri, ahlaki değerleri ve yetkinlikleri iç kontrolün
etkinliği ile doğrudan ilgilidir. İç kontrol ile insanların içsel özelliklerini
tamamen kontrol etmek mümkün değildir. Dış etken olarak gösterilebilecek
risklerin ki buna ekonomik kriz örnek verilebilir, bir kısmını da tamamen
kontrol etmek imkansızdır. Bu nedenle iç kontrol kurum için kesin bir güvence
değil, makul bir güvence sağlar.
İç kontrol sadece finansal işlemler ve
raporlama ile ilgili değil; yönetimi, idare süreçlerini, stratejiyi ve kurumun
diğer faaliyet ve operasyonlarını kapsayan, uyum ve performans ölçeğinde
uygulanan tüm kontrolleri ifade eder. Bu yönüyle iç kontrol daha önceki sadece
finansman kontrolü anlayışından çok daha geniş çerçevelidir. İç kontrol kurumun
doğasına ve ihtiyaçlarına uygun olmalıdır. Bu süreç, kurumların misyonlarını
gerçekleştirmelerinin en etkili yoludur. Ancak; her kurumun iç kontrol
sistemi aynı değildir. Kurumlar ve kontrolleri; sektöre, organizasyon yapısına,
kurum kültürüne ve yönetim felsefesine göre farklılaşır. Tek bir model olarak
verilen iç kontrol yapısını, her kurum kendine uyarlamalıdır. Yönetim,
yerleştireceği kontrollerin yapısına kendi kurumunu dikkate alarak karar
vermeli ve uyarlama işlemini yaparken kurumun özel ihtiyaçlarını göz önünde
bulundurmalıdır.
İç kontrol özel sektörü olduğu kadar
kamu sektörünü de ilgilendirir. Özel sektörde şirketin öncelikli amacı
genellikle hissedarların elde ettiği değeri artırmaktır. Kamu sektöründe ise
amaç genellikle bir hizmetin yerine getirilmesi veya kamu yararı sağlayan bir
sonucun elde edilmesidir. Kamu sektöründe yönetimin sorumluluğu kaynakların
kullanılması ve sonuçlara ulaşılmasıdır.
Kurumlar hedeflerini gerçekleştirmek
için iç kontrol sistemini kullanırlar. Kurumların başlıca dört hedefi
vardır:
·
Faaliyetlerin etkin ve
verimli olması
·
Mali raporların
güvenilirliği
·
Yürürlükteki mevzuata
uyum
·
Varlıkların korunması
Faaliyetlerin etkin ve verimli olması,
kurumun; hedeflere ulaşma düzeyi, performansı, fayda-maliyet yapısı gibi temel
faaliyet hedefleri ile ilgilidir. Mali raporların güvenilirliği, geçici ve
özetlenmiş raporları da içeren güvenilir hesap raporlarının hazırlanması, mali
verilerin açık ve anlaşılır bir biçimde kayıtlara alınması ve yayınlanması,
konu ile ilgili diğer bilgilere kolaylıkla ulaşılabilmesi gibi konuları içerir.
Yürürlükteki mevzuata uyum, kurumun hedeflerine ulaşmak için yürüttüğü
faaliyetlerin yasal prosedürle uygun olmasını sağlamak üzere yapılması gereken
uyum çalışmaları ile ilgilidir. Varlıkların korunması ise kurumun sahip olduğu
tüm varlıkların güvence altına alınmasını içerir.
İç kontrol sisteminin etkili bir biçimde
uygulanabilmesi için iç kontrol bir yük olarak değil, beklenmeyen olaylar
ortaya çıktığında oluşacak kayıpları önlemek ve fırsatları değerlendirmek ile
ilgili bir araç olarak görülmelidir. Ancak iç kontrol sisteminin doğru
anlaşılması gerekmektedir; sistem kurumun ana faaliyeti değildir ve yönetimin
fonksiyonlarını icra etmez. Öncelikle iç kontrol kurum hedeflerinin elde
edilmesini destekleyip onlara ulaşmayı engelleyecek risklere karşı erken uyarı
sistemi olsa da hangi hedeflerin konulacağını belirleyemez. Karar verme
sürecinde, yöneticiyi doğru bilgiyle destekler, verilen kararların iletilmesini
sağlar ama hangi kararların alınacağı konusunda yönetimin yerini alamaz.
İç kontrol sistemi kurumun farklı
etkinlik seviyelerinde faaliyet gösterir. İç kontrol faaliyetlerinin ne kadar
etkin yürütüldüğü:
·
Üst yönetim ve
idarecilerin, kurumu, kurumun hedeflerine ulaşılması için yapılan faaliyetlerin
kapsamını, faaliyetlerin yer aldığı çevreyi ve karşılaşılacak riskleri
anlamalarına,
·
Çalışanların iç
kontrolün uygulanmasına yönelik sorumluluğa, gerekli bilgiye, yeteneğe ve
yetkiye sahip olmalarına,
·
Yayınlanan mali
raporların güvenilir bir biçimde hazırlanmasına,
·
Yasa ve
yönetmeliklerle uyumun sağlanabilmesine
bağlıdır.
İç kontrolün etkinliğinde en büyük rolü
yönetim üstlenir. İdareciler iç kontrol sisteminin etkili bir biçimde
işlediğinin güvencesini verebilmek için uygun politikalar oluşturmalı ve
güvence sağlamalıdırlar. İç kontrol uygulanırken, hedeflere ulaşılmasını
etkileyecek belirsizlikler öngörülmeli ve önlemler alınmalıdır; yani idareciler
risk yönetimi konusunda da sorumludurlar.
Kurumun tüm personeli görevlerini icra
ederken belirli faaliyetlerin yerine getirilmesini amaçlar. Bu faaliyetler
birimin diğer faaliyetleri ile birleşerek birim hedeflerine, birim hedefleri de
bir bütün olarak kurum hedeflerine ulaşılmasını sağlar. Personel, yerine
getirdiği görev hakkında en detaylı bilgiye sahip kişidir. Bu görevin en etkin
biçimde yerine getirilmesinden; ayrıca hem işi ile ilgili problemlerin hem de
kurum içinde fark ettiği diğer problemlerin yönetime iletilmesinden sorumludur.
Çalışanlar görevlerini yerine getirirken iç kontrol sisteminde kullanılacak
bilgileri üretir, kontrolleri etkileyen faaliyetlerde bulunur. Bu nedenle iç
kontrol herkesin sorumluluğudur.
İç Denetim ise iç kontrol sisteminin etkinliğinin değerlendirilmesi ve sistemin etkinliğine katkı sağlamak konusunda rol oynar.